Documentos Eletrônicos – O que se deve arquivar?

Através de uma pesquisa feita no site da fazenda, foi realizado um levantamento de informações que estabelecem como as NF-e devem ser armazenadas. Notas Fiscais Eletrônicas, obrigatoriamente devem ser armazenadas apenas em arquivo digital, sem a necessidade de se armazenar o DANFE, já que este é apenas um documento auxiliar e não tem validade fiscal. Reforçando, as mesmas devem ser guardadas em arquivo digital durante o prazo de 5 anos + 1 ano para possíveis auditorias fiscais.

Apenas NF´s (não eletrônicas) devem ser armazenadas em arquivo físico.

Quanto ao CF-e-SAT, o documento fiscal válido é o Documento Fiscal Eletrônico que deve ser enviado ao Fisco e guardado também pelo prazo de 5 anos + 1 ano. Não há necessidade de se guardar o extrato CF-e-SAT (vide que o mesmo serve apenas para consulta do próprio consumidor para averiguar a operação realizada)

Canhotos de NF-e assinados pelo cliente, embora não tenham finalidade fiscal e apenas comercial, devem ser guardados pelo mesmo prazo que as NF-e por sugestão da RFB, sendo o canhoto guardado em arquivo físico e a NF-e em arquivo digital. Isso serve para comprovação da entrega e/ou recebimento da mercadoria em uma eventual fiscalização.

Para o caso de Notas fiscais de devoluções de clientes (entradas por devolução), as mesmas devem ser emitidas no prazo de 45 dias contados após a data de saída da mercadoria, diante da apresentação do cupom que comprove a compra. A nota fiscal deve conter o número, a série, a data de emissão e o valor do documento fiscal original, além da identificação do cliente juntamente com a espécie e o número do documento de identidade. Aconselhamos que para comprovação de que foi efetuada uma devolução perante uma auditoria, as notas fiscais de devolução (DANFE) sejam assinadas pelo cliente e arquivadas pelo prazo de 5 anos + 1 ano. A legislação de SP não é clara quanto à comprovação exigida da operação de devolução, todavia, baseado em legislações semelhantes em outros estados, entendemos que a assinatura somada ao documento do cliente seja suficiente para o fisco.

Etccom Contabilidade – 2018

Fontes: